Comment organiser le déménagement d’entreprise ?

Le déménagement d’une entreprise est un moment un peu sensible pour tous les promoteurs d’implantation. Le changement implique un déménagement des bureaux, l’aménagement de nouveaux locaux et quelques formalités administratives. Pour ne pas être surpris, le déménagement de l’entreprise doit être préparé des mois à l’avance. L’un des secrets de sa réussite réside dans l’anticipation des tâches à accomplir. L’enjeu d’un tel projet est de faire en sorte que le déménagement se fasse dans les meilleures conditions tant pour le mobilier que pour le personnel. Avec un emploi du temps bien conçu, il n’y a aucune raison de manquer certaines tâches.

Planifier le budget

C’est fou de penser que vous pouvez déménager votre entreprise sans un budget énorme. Par conséquent, la préparation du budget de réinstallation doit être effectuée en premier. Différents éléments peuvent composer le prix total d’un déménagement d’entreprise :

• Les frais liés aux entreprises de déménagement Montesson, 
• Le coût de la rénovation d’une maison neuve,
• Les frais de personnel que vous affecterez au déménagement,
• Achat de mobilier ou de matériel (ordinateurs, bureaux, etc.),
• Et beaucoup plus.

Prévoyez également les coûts futurs des nouveaux locaux : redevances, frais d’entretien et de nettoyage, etc.

Informez vos employés du déménagement de l’entreprise

Si vous envisagez de déménager, vous êtes tenu d’informer :

• Si vous avez moins de 50 salariés : vous devez prévenir le représentant du personnel, sinon vous devez prévenir vos salariés ;
• Si vous avez plus de 50 salariés : vous devez consulter le Comité d’Entreprise (CE) et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT).
• Organisation des espaces de travail, répartition des services, espace alloué à chaque lieu… : c’est l’occasion de recueillir les besoins et d’affiner ensemble votre projet mobile.

En plus d’être une obligation légale, avertir vos collaborateurs est indispensable pour une prise en charge maximale. De tels incidents attirent souvent l’attention des salariés, qui ne peuvent s’empêcher de s’interroger sur leurs nouvelles conditions de travail ou leurs temps de trajet.

C’est pourquoi il convient d’être transparent et de les impliquer, notamment sur le plan d’implantation. C’est juste plus facile pour vos employés de se projeter vers le prochain bureau.

Pour vous aider à gérer le déménagement, selon la taille de votre entreprise, il peut être utile de désigner un point de contact qui sera votre lien avec les différents services.

Déclarer formellement le déménagement de l’entreprise

Après le déménagement, l’entreprise doit déclarer la nouvelle adresse. Pour ce faire, elle doit déposer des documents auprès du Centre des formalités commerciales (CFE). D’un point de vue administratif, les formalités de transfert de siège social sont très importantes. Il s’agit d’un processus officiel et les entreprises reçoivent de nouveaux extraits K bis à la fin du processus, y compris leur nouvelle adresse. Voici les étapes à suivre :

• L’autorité compétente décide du transfert du siège social (généralement un associé),
• Le procès-verbal de l’AGE — la décision de l’associé unique — est rédigé,
• La clause statutaire relative au siège social a été mise à jour,
• L’entreprise publie les mentions légales de transferts sociaux sur les supports autorisés,
• Le Gérant remplit le Relevé de Modification (Cerfa n° 11682, dit Formulaire « M2 »),
• La demande d’enregistrement révisée est soumise au Centre des procédures commerciales.

N’hésitez pas à contacter une entreprise de déménagement Montesson pour vous aider. Ils vous proposent d’établir un devis gratuitement et sans engagement. 

Identifier le nouveau bureau

Veuillez lire attentivement votre contrat de location avant de quitter votre ancien bureau. Le non-respect du délai de préavis peut entraîner des coûts importants pour l’ancien occupant. Respect prend en moyenne 3 à 6 mois de préavis. Pour éviter des frais supplémentaires, il faut toujours respecter les délais. Cependant, avant de donner un préavis de départ, vous devez d’abord trouver un nouveau logement.

Ensuite, il faut estimer les tâches préalables à y effectuer. Ne signez pas de contrat de location tant que l’espace de travail n’a pas été examiné. Plusieurs éléments doivent être soigneusement étudiés :

• la capacité du nouveau bureau ;
• l’état des bâtiments et des installations ;
• Frais d’aménagement (isolation, pose de cloisons, installation électrique, etc.) ;
• Normes pour différentes installations.

Mettre à jour des documents commerciaux et administratifs de l’entreprise

L’entreprise doit mettre à jour tous ses supports de communication et documents administratifs. Elle a juste besoin de remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle.

Cette formalité concerne non seulement les déclarations légales sur les sites internet des entreprises (sites « display » et/ou sites e-commerce), mais également les documents commerciaux (flyers, brochures, dépliants publicitaires, cartes de visite…).

Enfin, les entreprises doivent mettre à jour les informations figurant dans leurs documents administratifs : en-têtes, devis, factures, fiches de paie, etc. Si l’entreprise dispose d’une flotte, elle doit mettre à jour ses documents d’immatriculation des véhicules. Si vous avez besoin de conseil, n’hésitez pas à contacter une entreprise de déménagement à Montesson.  Ils s’engagent à vous offrir des services de qualité.

Gérer les problèmes logistiques liés à votre déménagement

Bien sûr, la première étape consiste à obtenir un devis auprès d’un fournisseur de services de déménagement. Selon le périmètre de prestations retenu, vous pourrez définir et programmer avec vos collaborateurs les actions à réaliser le jour J :

• Organiser les meubles, les documents, etc. ;
• Commencer à emballer et à étiqueter les boîtes et les équipements pour limiter les risques de bris et de perte le jour du déménagement ;
• Compilez votre inventaire du matériel informatique.

Prévoyez suffisamment de temps pour toutes sortes de travaux dans vos nouveaux locaux, sans oublier de rénover votre bureau actuel. Et n’oubliez pas de contacter une entreprise de déménagement à Montesson pour vous aider.  Son équipe de déménageur expérimenté a le sens de l’organisation et une grande force physique.

Prendre soin de la nouvelle maison 

Il est important d’organiser un nouveau bureau avant que l’entreprise ne déménage. La diligence raisonnable identifiera tous les travaux requis dans les nouveaux locaux avant le déménagement. Selon la situation, les exigences peuvent varier considérablement.

Généralement, les travaux ne sont pas trop importants : changement de peinture, pose de cloisons, pose de faux plafonds et mise aux normes électriques. Faire tout le travail avant le grand jour est essentiel.

Attention à toujours comparer plusieurs devis d’aménagement de bureau avant de choisir une entreprise de rénovation professionnelle. Profitez-en pour faire des travaux sur le site abandonné. Peut-être que ces maisons plus anciennes doivent être rénovées pour éviter d’engager des coûts. Si votre local se trouve à Montesson, confier les travaux de déménagement aux équipes de déménagement à Montesson.  Ils appliquent des tarifs transparents et justes.